Políticas Comerciales – Xipe Software

01 Políticas Comerciales y Contractuales

Política 1.1 Propuestas y Cotizaciones

Toda propuesta tiene una vigencia de 15 días naturales desde su fecha de emisión.
Pasada la vigencia, los precios y condiciones pueden cambiar sin previo aviso.
Una cotización no implica reserva de capacidad ni inicio de proyecto.
Las propuestas se emiten exclusivamente por escrito (correo o documento firmado); ninguna cifra verbal es vinculante.
Se excluyen expresamente de toda cotización: infraestructura en la nube, licencias de terceros, servicios de hosting y dominios, salvo que se indique explícitamente.

Política 1.2 Contratos y Alcance

Todo proyecto requiere un contrato firmado antes de iniciar cualquier trabajo, sin excepción.
El alcance queda definido exclusivamente por el Anexo Técnico adjunto al contrato.
Cualquier funcionalidad no descrita en el Anexo Técnico es un cambio de alcance y genera una orden de cambio con costo adicional.
El cliente no puede asumir que algo "está incluido" por analogía o costumbre: si no está escrito, no está incluido.
Las funcionalidades marcadas como "a definir" en el Anexo no se ejecutarán hasta tener especificación formal aprobada.

Política 1.3 Anticipos y Esquemas de Pago

Todo proyecto requiere un anticipo mínimo del 40% del valor total antes de iniciar.
Proyectos mayores a $50,000 MXN se estructuran en hitos de pago vinculados a entregables concretos.
El incumplimiento en un pago detiene automáticamente el proyecto sin responsabilidad para Xipe.
Los pagos atrasados generan un cargo del 2% mensual sobre el saldo pendiente.
No se entregan accesos, credenciales ni código fuente hasta que el balance esté liquidado al 100%.

Política 1.4 Cancelación de Proyecto por el Cliente

Si el cliente cancela el proyecto antes del 25% de avance: se retiene el anticipo completo.
Si el cliente cancela entre el 25% y el 75% de avance: se factura el trabajo realizado a precio normal; el excedente del anticipo no se reembolsa.
Si el cliente cancela después del 75% de avance: se cobra el 100% del valor del proyecto.
La cancelación debe notificarse por escrito; no se acepta cancelación verbal.

Política 1.5 Proyectos en Pausa o Abandono por el Cliente

Si el cliente no responde ni da retroalimentación en 10 días hábiles, el proyecto entra en estado de pausa.
La pausa libera la capacidad del equipo; no se garantiza retomar el proyecto en la misma fecha.
Si la pausa se extiende más de 30 días naturales, se considera abandono y se aplica la política de cancelación.
Retomar un proyecto abandonado puede implicar un nuevo anticipo y ajuste de precio.

02 Políticas de Entrega y Calidad

Política 2.1 Entregables y Aceptación Formal

Cada entregable o hito se acompaña de un Acta de Entrega que el cliente debe firmar o aprobar por escrito.
El cliente tiene 5 días hábiles para revisar y aprobar o rechazar formalmente un entregable.
Si no hay respuesta en ese plazo, el entregable se considera aceptado tácitamente.
La aceptación puede ser por correo; no se requiere firma física, pero sí confirmación explícita.
El rechazo debe incluir observaciones específicas y concretas; "no me gusta" no es una observación válida.

Política 2.2 Revisiones y Correcciones Incluidas

Cada entregable incluye hasta 2 rondas de correcciones sin costo adicional.
Una corrección aplica a errores o desviaciones respecto al Anexo Técnico aprobado.
Una nueva funcionalidad o cambio de diseño no es una corrección; genera orden de cambio.
La tercera ronda de revisiones en adelante tiene un costo equivalente al 15% del valor del módulo en cuestión.
Xipe define el criterio técnico sobre qué constituye un bug versus una mejora funcional.

Política 2.3 Garantía Post-Entrega

Xipe otorga 30 días naturales de garantía a partir de la entrega final aceptada.
La garantía cubre exclusivamente bugs directamente causados por el código entregado.
No cubre: cambios de requisitos, errores causados por modificaciones del cliente, problemas de infraestructura ajena, ni integraciones con terceros no contempladas en el contrato.
La garantía se activa mediante reporte por escrito; no aplica para reportes verbales.
Xipe tiene hasta 5 días hábiles para atender un reporte de garantía.

Política 2.4 Control de Versiones y Respaldo de Código

Todo desarrollo se gestiona en repositorios Git; el cliente puede solicitar acceso de lectura en cualquier momento.
El código se respalda automáticamente; no obstante, Xipe no es responsable de pérdidas causadas por desastres en infraestructura del cliente.
Al cierre del proyecto, se entrega el repositorio completo con historial de commits.
Cualquier arquitectura acordada en contrato se documenta mínimamente en un README antes de la entrega final.

03 Políticas de Propiedad Intelectual

Política 3.1 Cesión de Derechos del Código

La propiedad intelectual del código desarrollado se transfiere al cliente únicamente al recibir el pago total del proyecto.
Mientras existan saldos pendientes, Xipe retiene los derechos de uso y distribución del código.
El cliente no puede usar, distribuir ni modificar el código antes del pago total sin autorización escrita.
La cesión aplica exclusivamente al código desarrollado para este proyecto; no incluye frameworks, librerías o componentes de terceros usados como base.

Política 3.2 Portafolio y Referencia Comercial

Xipe puede incluir el proyecto en su portafolio público (nombre del cliente, descripción general, capturas de pantalla) salvo que el cliente solicite confidencialidad expresa por escrito.
Xipe puede mencionar al cliente como referencia comercial a prospectos, a menos que se acuerde NDA.
Xipe nunca divulgará información técnica, comercial o financiera confidencial del cliente sin autorización.

Política 3.3 Componentes de Terceros y Licencias Open Source

Xipe puede incluir librerías open source en los proyectos; el cliente acepta las licencias correspondientes (MIT, Apache 2.0, etc.) al aprobar el Anexo Técnico.
Si el cliente requiere una solución 100% propietaria sin dependencias open source, debe indicarlo explícitamente en el Anexo; esto puede implicar un sobrecosto.
Xipe no incluirá librerías con licencias restrictivas (GPL, AGPL) sin notificación previa al cliente.

04 Políticas de Comunicación y Operación

Política 4.1 Canales Oficiales de Comunicación

El canal oficial para acuerdos y decisiones vinculantes es el correo electrónico corporativo.
WhatsApp puede usarse para coordinación operativa ligera, pero ningún acuerdo por WhatsApp es vinculante sin confirmación por correo.
Xipe no toma compromisos de alcance, precio o plazos por llamada sin seguimiento escrito.
Cualquier conversación relevante que ocurra de forma verbal debe confirmarse por correo en un plazo máximo de 24 horas.

Política 4.2 Tiempos de Respuesta

Correo electrónico: respuesta en máximo 1 día hábil.
Canales de mensajería (WhatsApp, Slack): respuesta en máximo 4 horas en horario laboral.
Reportes de bugs en garantía: acuse de recibo en 24 horas, tiempo de atención en máximo 5 días hábiles.
Fuera de horario laboral (L-V 9:00–18:00 CST) y fines de semana: sin obligación de respuesta.
Xipe no opera servicio de soporte 24/7 a menos que se contrate un SLA específico.

Política 4.3 Reuniones

Las reuniones de proyecto deben agendarse con al menos 24 horas de anticipación.
Toda reunión inicia con un objetivo claro; Xipe no asiste a "reuniones de actualización" sin agenda.
Xipe levanta minuta de cada reunión relevante y la envía por correo en un plazo de 24 horas.
Si el cliente no confirma o no asiste sin aviso previo, la reunión puede cobrarse como hora de consultoría.
El cliente designa un interlocutor único (Project Owner) con autoridad para aprobar decisiones.

Política 4.4 Gestión de Cambios de Alcance

Todo cambio de alcance debe solicitarse por escrito.
Xipe emite una Orden de Cambio con descripción, costo estimado e impacto en tiempos.
El proyecto no avanza en la dirección del cambio hasta recibir aprobación escrita del cliente.
Cambios urgentes no eximen del proceso; la urgencia puede implicar un recargo del 20–30% sobre el costo normal.
Xipe no tiene obligación de absorber cambios de alcance bajo ningún argumento.

Política 4.5 Accesos y Credenciales

El cliente provee todos los accesos necesarios (hosting, APIs, repositorios) de forma oportuna; retrasos en accesos no se descuentan del plazo de entrega de Xipe.
Xipe no guarda credenciales en texto plano; todos los accesos se almacenan en gestores de contraseñas seguros.
Al cierre del proyecto, Xipe entrega un inventario de accesos y revoca los suyos propios.
El cliente es responsable de cambiar las credenciales compartidas con Xipe después del cierre del proyecto.

05 Políticas de Confidencialidad y Datos

Política 5.1 Acuerdos de Confidencialidad (NDA)

Xipe firma NDA cuando el cliente lo solicita, siempre que sea recíproco.
Un NDA unilateral que solo aplique sobre Xipe requiere evaluación y puede generar costo adicional.
Sin NDA firmado, la información compartida se protege bajo las disposiciones de este manual, pero sin compromisos jurídicos adicionales.
Xipe no divulgará información técnica o comercial del cliente a competidores directos identificables.

Política 5.2 Manejo de Datos de Usuarios Finales

Si el proyecto implica procesamiento de datos personales de usuarios finales del cliente, se firma un Contrato de Encargado de Datos.
Xipe actúa como encargado (no responsable) del tratamiento de datos personales.
El cliente es el Responsable y debe garantizar que cuenta con el consentimiento de sus usuarios.
Xipe no extrae, analiza ni monetiza datos de usuarios del cliente bajo ninguna circunstancia.
En proyectos con datos personales, Xipe aplica prácticas mínimas de seguridad: cifrado en tránsito, acceso por rol, y no almacenamiento de datos sensibles en texto plano.

Política 5.3 Información Fiscal y Administrativa de Xipe

Xipe no está obligado a compartir información fiscal, administrativa, corporativa ni financiera propia, de sus socios, empleados o proveedores, salvo que esté expresamente solicitado y aprobado en el contrato.
Esto incluye, de forma enunciativa pero no limitativa: RFC, estados financieros, comprobantes fiscales internos, nóminas, contratos con terceros, estructura societaria, datos de socios y accionistas, información de subcontratistas y cualquier documento de carácter fiscal o regulatorio.
Una solicitud verbal, por correo o por mensajería no genera obligación de entrega; solo un clausulado contractual específico lo hace.
Xipe puede negar cualquier solicitud de este tipo sin que ello constituya incumplimiento contractual ni causal de rescisión.
Quedan expresamente excluidos también: opiniones de cumplimiento fiscal (SAT), comprobantes de pago de impuestos (ISR, IVA, IMSS, INFONAVIT o cualquier otra contribución), declaraciones fiscales y cualquier documento que acredite la situación tributaria de Xipe o de sus colaboradores.
La única excepción son los documentos requeridos por disposición legal directa (p. ej. constancia de situación fiscal para efectos de facturación), que se comparten en el alcance mínimo estrictamente necesario.

Nota: Esta política protege a Xipe frente a clientes que utilizan solicitudes de información administrativa como mecanismo de presión o diligencia excesiva no pactada.

Política 5.4 Modelo de Contratación y REPSE

Xipe opera exclusivamente bajo un modelo de desarrollo de software por obra y encargo: entrega productos de software con alcance, plazos y entregables definidos contractualmente. No opera bajo ningún modelo de outsourcing ni staff augmentation.
En el modelo estándar de Xipe, los desarrolladores trabajan bajo dirección técnica de Xipe, no del cliente. Por tanto, el registro REPSE no aplica ni es exigible en ningún engagement ordinario.
Xipe no está obligado a presentar, tramitar ni mantener registro REPSE como condición para prestar sus servicios, salvo en el supuesto descrito a continuación.
Excepción — Modelo de Staff Augmentation: si el cliente requiere expresamente que personal de Xipe trabaje en sus instalaciones de forma continua, bajo supervisión directa del cliente, dicho esquema constituye un modelo diferente al estándar, sujeto a contrato específico y con un costo adicional mínimo del 25% sobre la tarifa base.
Solicitar el REPSE a Xipe fuera del supuesto anterior no genera obligación de entrega ni constituye incumplimiento su negativa.

Nota: Esta política aplica en el territorio mexicano conforme a la reforma laboral de 2021 (DOF 23-abril-2021) y la Ley Federal del Trabajo vigente.

06 Resolución de Disputas

En caso de desacuerdo entre las partes, se sigue el siguiente proceso escalonado:

ETAPA 1Negociación

Las partes intentan resolver en 10 días hábiles mediante comunicación escrita entre sus representantes designados.

ETAPA 2Mediación

Si no hay acuerdo, se recurre a mediación ante un tercero neutral acordado por ambas partes.

ETAPA 3Arbitraje / Litigio

De no resolverse en mediación, se recurre a los tribunales competentes de la Ciudad de México, con renuncia a cualquier otro fuero.

Xipe se reserva el derecho de suspender servicios activos durante una disputa si existe riesgo de daño patrimonial.

07 Vigencia y Actualización

Este manual entra en vigor a partir de su publicación interna y aplica a todos los proyectos iniciados desde esa fecha.
Xipe puede actualizar estas políticas en cualquier momento. Los proyectos en curso se rigen por la versión vigente al momento de firma del contrato.